互海通数字化安全管理体系系列之二|怎么建立和执行数字化SMS?

图为互海通客户分享的国内第一批生效船舶的第一张DOC证书

近几年来，随着海事主管机关单位不断引导和提倡，航运公司也开始陆续建立数字化安全管理体系，实现了更加安全、规范和高效的管理。通过数字化手段，航运公司能实现船舶安全管理活动的实时监控，并对船舶的安全管理进行数字化分析和决策，以便船岸迅速互动、响应、执行并记录船舶运营过程中的全部问题。

为了实现船舶规范高效的管理，互海通从成立之初，就在种子客户及有关专家老师的指导下，深度结合《中华人民共和国船舶安全营运和防止污染管理规则》（简称NSM规则）中规定的12要素，陆续进行了研发并收获了多地客户使用的认可。

在数字化安全管理体系建设过程中，小编归纳了三个关键性的问题。

概要来讲，互海通是对照规则中12要素，并根据航运公司组织框架的管理习惯要求，采取固定模块及自定义配置模块相结合的方式进行实现。互海通在整体架构上，采取用户、角色、流程灵活配置方式实现主管工作及安全责任的点对点分配提醒；在数据设计上，采取分船、分组、分业务等方式实现管辖范围的划分；在具体功能上，采取了自定义字段、自主编号、流程闭环、各环节打印输出等方式形成数据关联和管理闭环等等。

例如互海通的维修保养功能，对应NSM规则的“10 船舶和设备的维护”要求；体系文件功能，对应NSM规则的“11 文件”要求。NSM规则的“4 指定人员”中所述的责权，是通过系统给指定人员这一特殊职位，专门设定了参与的流程，建立更高级别的通道，以保证指定人员对船岸的监控，确保公司对船舶的支持。

作为安全管理体系的主管机关，海事局对数字化安全管理系统是完全支持和提倡的。在2020年海事局还发布了《航运公司安全管理数字化管理规定（征询意见稿）》，旨在不久的将来形成对航运公司建立数字化安全管理体系的明确指导要求。互海通采取SaaS模式，紧随海事局规范和航运公司的管理需求，同年就对照《航运公司安全管理数字化管理规定（征询意见稿）》的要求，通过等保二级证书认证，目前已经积累很多客户应用经验并获得海事局年审通过。在海事局引导和鼓励数字化建设的大趋势下，互海通会专心做好技术创新升级和实施服务，配合航运公司走向数字化建设道路。

在客户正式启用互海通前，互海科技团队会根据航运公司的组织架构及体系任务要求，进行系统初始化设置，为每项安全管理活动任务设置好内容及周期，设置好发起、审批、执行、验收等节点责任人。针对非定期任务，也设置了快速申请/新增的功能键，供有关责任人发起。每个任务的每次执行，或审批或评论，系统都将进行完整保存，并进行必要关联，提高所有操作者的操作效率。最后所有记录都会完整关联到体系文件下，支持多维度搜索查询和统计，并支持打印，满足有关领导对体系执行记录的审查需要。

值得一提的是，为确保所有内容通知到位，我们提供了消息提醒、任务推送、任务统计报告等功能，未阅读、未执行、到期、审批、执行和已阅读等都有相应的提醒和记录，各类待办事项（含未阅读信息）会通过不停地提醒，督促责任人去完成。系统还提供了全局监管、督办等功能，方便体系人员监控全局，以保证各项体系任务的分发到位、执行到位、验收到位。

不一定。如果是全新建立体系，例如新成立公司，或者由船舶外管转为自管的公司，他们可以结合信息化系统的使用，直接一步到位建立数字化安全管理体系；如果是已有原来体系，在使用信息化系统后，想升级数字化安全管理体系，则会出现“两套体系并行的状态”，并行的时间跨度基于具体应用情况而定。（参考案例请查看：《互海通数字化安全管理体系系列之一|为什么要建立数字化安全管理体系？》）

概括来讲，纸质版安全管理体系和数字化安全管理体系，在一定时间存在并行情况，如何缩短这个并行时间，良好的实施方案和实施团队配合是关键因素。互海通从客户服务成功案例中概括以下解决要点：

数字化是趋势，但基于不同公司管理需求和目的，会有实施的轻重缓急。“凡事预则立，不预则废”，实施团队首先要与航运公司的高层领导及主要部门交流，制定好分批上线计划，制定好实施方案，这是成功的基础。例如，上海海一先实施库存采购功能、上海中船重工万邦先实施保养功能。

一旦确定好实施步骤，实施团队要第一时间快速将船舶的关联材料录入到系统并做好各项设置。这个时间要快并且数据要完整规范，让航运公司有足够热情，及时地参与使用。互海通建立数据中心团队，积累了行业420万大数据，有能力同时对10艘非姐妹船进行初始化并在15天内完成，在国内处于领先水平。

在系统正式使用后，高层领导不一定直接操作，但一定要保持定期关心，并授权超级管理员进行内部宣贯和督促，与各实施部门日常沟通，并和软件公司及时反馈和互动配合。

在系统应用一段时间后，航运公司最好和辖区海事局报备一下，听取海事局对信息化系统应用的意见。海事局提倡鼓励航运公司使用数字化并视情况会给予好的意见，随后航运公司和软件方对接消化，及时调整。

在系统进入到良好稳定的状态时，要坚定地及时做好体系调整，调整得越早就能越早帮各部门各船舶节省工作量。从管理升级来看，这也是最后一步闭环。有的公司用系统用得很好，但长期未与体系融合，那实际上日常使用的工作量节省，反而会因为纸质记录的再次需要，导致积极性下降。互海通总结客户服务案例来看，体系文件的调整一般涉及到十来份文件，2~3周即可调整到位。互海科技也参与给出体系文件调整建议，并积极参与配合到航运公司数字化安全管理体系的首次海事局年审。

 

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如图，互海通配合客户做体系修改建议、客户自行修改体系的步骤及最后结果。

互海通不仅仅是一款系统。依托SaaS模式理念，互海通将服务流程和内容也做成标准化，并对外提供超管服务计划（《互海通超管计划|助力航运企业数字化转型的人才计划》）。互海通基于实际航运情况，与客户一起思考转型升级之路，不断创新服务，为航运行业的数字化创新升级做出竭诚努力。

航运企业建立船舶安全管理体系是为了最终实现：保证海上安全、防止人员伤亡、避免对环境特别是海洋环境造成危害及对财产造成损失的目标。互海通的数字化安全管理体系同样遵从此目标，旨在将现代化的管理工具带给航运企业，用我们的服务，助力数字化SMS的实施更上一层楼。